La Guida Completa alla Tecnologia per la Gestione dei Viaggi: Accesso Mobile, Visibilità in Tempo Reale e Analisi dei Dati

Introduzione

La tecnologia per la gestione dei viaggi è diventata una parte fondamentale dell’offerta di qualsiasi travel management company (TMC).

Sono finiti i giorni in cui si prenotavano i viaggi di lavoro manualmente, quando i viaggiatori chiamavano la loro TMC per prenotare un viaggio, aspettavano una conferma via email e poi stampavano biglietti e itinerari. Oggi i viaggi sono alimentati da tecnologia e automazione che rendono la vita in movimento più facile e accessibile per viaggiatori e travel manager. L’utilizzo della tecnologia per la gestione dei viaggi può aiutare la tua azienda a risparmiare tempo attraverso la prenotazione autonoma, mantenere gli standard di duty of care attraverso il tracciamento in tempo reale e gli avvisi di emergenza, ed evidenziare inefficienze e misure di risparmio sui costi presentando dati di viaggio olistici.

Se sei interessato a collaborare con una TMC per organizzare i tuoi programmi di viaggio, è importante considerare quale tecnologia di viaggio offre come parte del tuo processo di procurement.

Questo articolo spiegherà cos’è la tecnologia per la gestione dei viaggi, come questa tecnologia funziona insieme a una travel management company, ed esplorerà i diversi strumenti di viaggio disponibili e come possono beneficiare la tua azienda.

Cos’è la tecnologia per la gestione dei viaggi?

La tecnologia per la gestione dei viaggi si riferisce agli strumenti digitali e alle piattaforme che le aziende utilizzano per pianificare, prenotare, gestire, tracciare e analizzare i loro viaggi. La migliore tecnologia per la gestione dei viaggi diventa un asset strategico per un’azienda, che favorisce il controllo dei costi, migliora l’esperienza del viaggiatore e consente un processo decisionale basato sui dati.

Come funziona la tecnologia di viaggio insieme a una travel management company?

La tecnologia di viaggio dovrebbe funzionare insieme a una travel management company per fornire un programma di viaggio completamente supportato. La tecnologia di viaggio può fornire funzionalità che rendono i viaggi più efficienti, accessibili e visibili ai travel manager e ai viaggiatori. Ma una TMC fornisce l’esperienza umana, la flessibilità, il supporto 24/7 e le relazioni con i fornitori necessarie per mantenere i programmi di viaggio funzionanti senza intoppi. Questo è particolarmente importante per settori specializzati come il marino, minerario ed energetico, dove i viaggiatori richiedono viaggi complessi multi-tratta e devono arrivare ai siti di lavoro o alle imbarcazioni entro tempi ristretti.

La tecnologia di viaggio non può sostituire l’esperienza umana, ma può potenziarla. Quando utilizzati insieme, si crea un modello ibrido in cui i processi di routine vengono semplificati attraverso strumenti digitali mentre le esigenze di viaggio complesse e le interruzioni vengono gestite dal supporto umano. Questo garantisce maggiore efficienza, controllo e qualità del servizio.

Quali strumenti dovrebbe includere una moderna piattaforma di gestione dei viaggi?

Una buona tecnologia per la gestione dei viaggi dovrebbe riunire più strumenti e funzioni, come la prenotazione autonoma, l’accesso mobile, il duty of care e il reporting, per supportare sia i travel manager che i viaggiatori.

One Dashboard For Centralised Access

Avere un’unica dashboard centralizzata come punto di accesso unico per tutta la tecnologia di gestione dei viaggi farà risparmiare tempo e creerà un’esperienza più semplificata per travel manager e viaggiatori. Passare da un sistema all’altro con diversi login per gestire i viaggi può diventare dispendioso in termini di tempo e stressante. Questo è particolarmente rilevante per le aziende che richiedono viaggi complessi o ad alto volume per migliaia di dipendenti, come le aziende energetiche o marine.

ATPI TravelHub è una dashboard di viaggio all-in-one che ti dà accesso a tutti gli strumenti di ATPI, così puoi gestire l’intero processo di viaggio in un unico posto usando un unico login. ATPI TravelHub abilita anche il Single Sign On (SSO), che consente agli utenti di accedere a TravelHub attraverso la loro rete aziendale senza dover effettuare il login all’applicazione separatamente.

Vantaggi dell’utilizzo di una dashboard tecnologica di viaggio centralizzata:

• Streamlines operations and saves time by offering all travel tools in one place.
• Improves user experience by offering a simpler and more intuitive interface.
• Offers scalability as your business grows as teams can use one dashboard to manage the travel process rather than using unconnected tools and siloed data.

Online Booking Tools (OBTs)

Gli strumenti di prenotazione online (OBT) sono piattaforme web-based che consentono ai viaggiatori di cercare, confrontare e prenotare voli, hotel e trasporti nel rispetto della policy aziendale. I viaggiatori possono utilizzare gli OBT per prenotare autonomamente viaggi semplici (come un volo da A a B). Tuttavia, gli OBT hanno delle limitazioni. Per prenotare viaggi più complessi, come quelli che richiedono diversi voli entro determinate finestre temporali, è più conveniente ottenere assistenza da un consulente di viaggio di una TMC.

ATPI offre un OBT specializzato chiamato ATPI BAO – Booking Africa Online per le aziende che richiedono viaggi in tutto il continente africano. ATPI BAO combina contenuti di viaggio online globali con contenuti regionali per gestire voli, hotel e trasporti terrestri all’interno dell’Africa e oltre. ATPI BAO è accessibile attraverso ATPI TravelHub, che può anche integrarsi con OBT di terze parti a seconda delle esigenze della tua azienda.

Vantaggi dell’utilizzo degli Strumenti di Prenotazione Online:

• Saves time for both travellers and travel managers.
• Reduces reliance on manual booking processes.
• Ensures policy compliance at the point of booking.
• Provides a consistent and user-friendly booking experience.

Mobile Travel Apps

Le app mobile supportano i viaggiatori fornendo accesso a itinerari, documenti di viaggio e aggiornamenti di viaggio in tempo reale. Questo riduce la necessità di documenti cartacei e mantiene i viaggiatori informati e connessi a cambiamenti importanti durante tutto il loro viaggio. Le app mobile sono convenienti per qualsiasi viaggiatore, ma sono particolarmente importanti per coloro che lavorano nel settore marino, minerario ed energetico. Questi lavoratori hanno spesso viaggi multi-tratta sensibili al tempo verso destinazioni remote, quindi ricevere notifiche istantanee per i cambiamenti di viaggio gioca un ruolo importante nell’aiutarli a raggiungere le loro destinazioni in tempo.

ATPI On The Go è l’app mobile di viaggio di ATPI che funge da pratico toolkit di viaggio. ATPI On The Go consente ai viaggiatori di visualizzare il loro itinerario completo, accedere ai documenti di viaggio, vedere aggiornamenti di viaggio in tempo reale e contattare i consulenti di viaggio per supporto immediato 24/7 quando i piani di viaggio vengono interrotti.

Vantaggi dell’utilizzo delle app mobile di viaggio:

• Provides real-time updates and disruption alerts.
• Enables easy access to itineraries and travel documents.
• Improves the overall traveller experience.

Travel Data & Reporting Platforms

Le piattaforme di dati e reporting di viaggio riuniscono informazioni da ogni fase del viaggio, incluse prenotazioni, spese, attività dei viaggiatori e interazioni con i fornitori. Questi dati vengono trasformati in dashboard intuitive e report interattivi, fornendo alle organizzazioni una visione completa della spesa di viaggio, del comportamento di prenotazione, della conformità alle policy e delle tendenze emergenti.

Trasformando dati di viaggio complessi in insight azionabili, le aziende possono identificare opportunità di risparmio sui costi, migliorare l’efficienza operativa, ottimizzare le prestazioni dei fornitori e prendere decisioni strategiche più informate.

ATPI Analytics è la piattaforma avanzata di travel intelligence di ATPI, che fornisce potenti dashboard visive e reporting in tempo reale. Oltre a visualizzare metriche di viaggio tradizionali come spesa e modelli di prenotazione, ATPI Analytics fornisce preziosi insight su sostenibilità, emissioni di carbonio e benessere dei viaggiatori, aiutando le organizzazioni a rafforzare i loro programmi di duty of care supportando al contempo gli obiettivi di sostenibilità.

Vantaggi dell’utilizzo delle piattaforme di dati di viaggio:

• Complete visibility of travel spend across the organisation and all operational locations.
• Identification of cost-saving opportunities and operational efficiencies.
• Improved forecasting and data-driven strategic decision-making.
• Enhanced policy compliance and traveller behaviour insights.
• Monitoring of sustainability performance, including carbon emissions.
• Better duty of care through traveller wellbeing and risk reporting.
• Real-time, interactive dashboards accessible across the business.

Duty of Care & Risk Management Technology

La tecnologia di duty of care aiuta le organizzazioni a monitorare la sicurezza dei viaggiatori e a rispondere rapidamente a interruzioni ed emergenze. Questa tecnologia è particolarmente importante per i settori marino, minerario ed energetico, dove i viaggi sono spesso remoti e ad alto rischio. I dipendenti possono viaggiare verso imbarcazioni offshore o siti di lavoro isolati con infrastrutture limitate, e le interruzioni di viaggio possono avere gravi implicazioni per la sicurezza e le operazioni.

ATPI offre tecnologia di duty of care attraverso l’ATPI Traveller Tracking System (TTS) e ATPI Alerts. ATPI Alerts fornisce avvisi di emergenza in tempo reale personalizzabili ai travel manager per garantire che possano rispondere rapidamente a cambiamenti ed emergenze. L’ATPI Traveller Tracking System consente alle organizzazioni di tracciare la posizione in tempo reale di tutti i viaggiatori in tutto il mondo e comunicare direttamente con i viaggiatori durante le emergenze.

Vantaggi dell’utilizzo della tecnologia di duty of care:

• Enhances traveller safety and wellbeing.
• Enables rapid response to emergencies or disruptions.
• Provides real-time visibility of traveller locations.
• Supports compliance with duty of care responsibilities.

Travel Expenses Integration

L’integrazione delle spese di viaggio collega i dati di prenotazione dei viaggi direttamente con i sistemi di spese e finanza di un’organizzazione. Questo consente loro di utilizzare i loro sistemi esistenti per monitorare i costi di viaggio senza dover caricare manualmente le singole spese, risparmiando tempo e migliorando la visibilità.

ATPI ExpenSys è un sistema di spese di viaggio completamente integrato che consente ai team finanziari di avere visibilità continua sui costi di viaggio utilizzando i loro sistemi esistenti. ATPI ExpenSys aiuta i team a gestire proattivamente i budget, identificare opportunità di risparmio sui costi e mantenere il controllo sulle loro spese.

Vantaggi dell’utilizzo dell’integrazione delle spese di viaggio:

• Improves financial accuracy and compliance.
• Reduces administrative work for employees and finance teams.
• Minimises manual data entry and reduces errors.
• Speeds up the reimbursement process.

Sustainability Travel Technology

La tecnologia di viaggio sostenibile consente alle organizzazioni di misurare, gestire e ridurre l’impatto ambientale dei loro programmi di viaggio. Questa tecnologia cattura e traccia le emissioni di carbonio durante l’intero viaggio, dalla capacità di visibilità nelle piattaforme di prenotazione e nei preventivi di viaggio offline fino alla CO2 su fatture e itinerari, fornendo insight sull’impatto ambientale dei viaggi di lavoro. Con l’aiuto del reporting post-viaggio per analizzare questi dati, le organizzazioni possono prendere decisioni informate per ridurre le loro emissioni di carbonio, come selezionare opzioni di viaggio a minori emissioni o adeguare le loro policy per supportare viaggi più ecologici.

ATPI Halo è un servizio di misurazione, riduzione e compensazione della CO2 progettato da ATPI per aiutare i clienti a creare programmi di viaggio più sostenibili. ATPI Halo incorpora strumenti che misurano l’intera impronta di CO2 durante il processo di viaggio ed eventi. ATPI Halo offre opzioni sia standard che avanzate per presentare questi risultati sul carbonio utilizzando dashboard visive e dati grezzi. Gli account manager di ATPI possono offrire supporto di base su questi risultati e partner specialisti di terze parti sulle emissioni di viaggio possono offrire analisi complete, piani di riduzione o compensazione della CO2 e supporto per audit. Questo supporto aiuta i clienti a ridurre l’impatto ambientale di viaggi ed eventi.

Vantaggi dell’utilizzo della tecnologia di viaggio sostenibile:

• Tracks and reports carbon emissions across all travel activity.
• Supports ESG reporting and corporate sustainability goals. Advanced options provide audit-ready reporting data, saving critical time across numerous departments.
• Provides data to inform policy changes and reduce environmental impact.
• Helps organisations balance sustainability with cost and operational needs.

Guest Management Technology

La tecnologia di gestione degli ospiti supporta la pianificazione, il coordinamento e la realizzazione di eventi. Questa tecnologia semplifica i processi in un unico sistema che include funzioni come la registrazione degli ospiti, la prenotazione dei viaggi, la gestione dell’alloggio e la comunicazione con gli ospiti. La tecnologia di gestione degli ospiti è particolarmente utile per organizzare eventi su larga scala dove gestire più ospiti in diverse località può rapidamente diventare complesso.

ATPI EventsHub è una piattaforma di gestione degli ospiti all-in-one che consente agli organizzatori di gestire l’intero percorso degli ospiti con facilità. ATPI EventsHub offre funzioni come la registrazione degli ospiti, la logistica di viaggio, la comunicazione con gli ospiti e il tracciamento in tempo reale in un unico sistema intelligente e automatizzato.

Vantaggi dell’utilizzo della tecnologia di gestione degli ospiti:

• Centralises guest registration, travel and accommodation management.
• Improves coordination and visibility across all event attendees.
• Enhances the guest experience with accessible information and communication.
• Saves time by reducing manual and administrative processes.

Crew Change Logistics Technology for Marine, Mining and Energy

La tecnologia logistica per il cambio equipaggio è progettata per gestire il processo altamente complesso di spostamento degli equipaggi da e verso imbarcazioni e siti di lavoro. Queste piattaforme aiutano i travel manager a coordinare viaggi multi-tratta, requisiti per i visti, alloggio e trasporto per equipaggi sia grandi che piccoli. Sebbene tradizionalmente utilizzata dall’industria marittima, la tecnologia per il cambio equipaggio è utilizzata anche dai settori minerario ed energetico che richiedono anch’essi viaggi complessi per grandi gruppi di lavoratori.

ATPI offre tecnologia logistica per il cambio equipaggio interna attraverso ATPI CrewHub e ATPI CrewLink.

ATPI CrewHub è una piattaforma di prenotazione specializzata utilizzata dai settori marino, minerario ed energetico per prenotare viaggi per grandi gruppi (equipaggi) fino a 30 persone per prenotazione di gruppo. I responsabili delle prenotazioni di viaggio possono prenotare autonomamente viaggi per grandi gruppi provenienti da diverse località verso la stessa destinazione, per coordinare i viaggi da e verso imbarcazioni o siti di lavoro.

ATPI CrewLink è un sistema di gestione del flusso di lavoro assistito dal team ATPI per coordinare cambi equipaggio complessi e su larga scala. ATPI CrewLink centralizza comunicazione, approvazioni e dati dell’equipaggio per semplificare il processo di gestione dei viaggi dell’equipaggio, risparmiando tempo e semplificando la complessità operativa.

Vantaggi dell’utilizzo della tecnologia logistica per il cambio equipaggio:

• Streamlines complex, multi-leg crew travel arrangements.
• Provides real-time visibility of crew movements and schedules.
• Ensures compliance with visa, immigration, and industry regulations.
• Improves efficiency and coordination across global crew operations.

Avenir: The Next Generation Of Travel Technology

Avenir: Travel Edition è una moderna piattaforma globale di viaggi aziendali progettata per sostituire completamente l’uso di diversi strumenti di viaggio e sistemi disparati.

Progettata per l’ambiente operativo globale di oggi, Avenir funziona su un’unica istanza globale che riunisce policy di viaggio, contenuti di viaggio e dati di viaggio all’interno di un unico sistema alimentato da un motore di prenotazione intuitivo. Viaggiatori, travel manager e consulenti di viaggio possono utilizzare Avenir per gestire ogni fase del loro viaggio beneficiando al contempo del supporto umano 24/7 fornito da Direct Travel e ATPI.

Se desideri vedere in prima persona come Avenir sta reinventando la gestione dei viaggi globali, puoi prenotare una demo qui.

Conclusione

Gli strumenti tecnologici per la gestione dei viaggi possono spaziare dagli strumenti di prenotazione online all’integrazione delle spese alla tecnologia di duty of care, fino a soluzioni specializzate come la tecnologia logistica per il cambio equipaggio.

La tecnologia di viaggio svolge un ruolo essenziale nella creazione di programmi di viaggio di successo, offrendo agli utenti strumenti semplificati che fanno risparmiare tempo, aumentano la supervisione dei viaggiatori e migliorano le loro capacità di prenotazione. Quando combinata con l’esperienza e il supporto umano forniti da una travel management company, questa tecnologia può diventare ancora più potente, supportando esigenze di viaggio complesse fornendo al contempo un’esperienza senza soluzione di continuità sia per i viaggiatori che per le loro organizzazioni.

Se desideri saperne di più su come la tecnologia di viaggio di ATPI può supportare il tuo programma di viaggio, contatta il nostro team oggi.